Mobiles Arbeiten – flexibel, sicher und ortsunabhängig

Nicht alle Arbeitsmodelle sind entsprechend gesetzlich geregelt. Die Nachfrage nach mobiler Arbeit steigt derweil stetig. Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle kategorisch ablehnen, sind somit im Angesicht der mangelnden Fachkräfte immer im Nachteil. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile das Modell des mobilen Arbeitens bietet und worauf Sie achten müssen, wenn Sie es bei sich im Unternehmen etablieren wollen.

Maximale Flexibilität am Arbeitsplatz

Mobiles Arbeiten, auch Remote Work genannt, ist eine der flexibelsten Formen des ortsunabhängigen Arbeitens: Ihre Mitarbeiter*innen können dabei nicht nur aus dem Büro oder dem Homeoffice arbeiten, sondern auch aus dem Zug, dem Lieblingscafé oder dem Ausland – alles, was Sie brauchen, ist ein Laptop sowie eine stabile Internetverbindung.

Weltweit steigt die Nachfrage nach dem Modell des mobilen Arbeitens erheblich. Dennoch herrscht in Deutschland weiterhin eine vergleichsweise starke Präsenzpflicht. Mitarbeitende können zwar jederzeit mit dem Wunsch nach mobiler Arbeit an das Unternehmen herantreten, die letztendliche Entscheidung liegt jedoch im alleinigen Ermessen des*der Arbeitgeber*in.

Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice

Mobiles Arbeiten und Homeoffice werden häufig als Synonyme verwendet. Tatsächlich beschreiben sie jedoch zwei unterschiedliche Modelle. Beim Homeoffice legen Sie mit Ihren Arbeitnehmer*innen im Arbeitsvertrag genau fest, wie viel Prozent der Arbeitszeit im Büro und wie viel im Homeoffice verbracht wird. Dafür statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit dem nötigen Equipment aus. Anschließend prüft das Unternehmen, ob der eingerichtete Arbeitsplatz den Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes entspricht.

Der Mitarbeitende darf ausschließlich von diesem spezifischen Ort im eigenen Zuhause aus arbeiten.

Mobiles Arbeiten ist dahin gehend flexibler aufgestellt. Hier gibt es nur einen Arbeitsauftrag – solange dieser erfüllt wird, liegt es im eigenen Ermessen des*r Arbeitnehmenden, wo die Arbeit erbracht wird. Auch die zeitliche Einteilung der Arbeitswoche ist den Arbeitnehmer*innen selbst überlassen. Da bei diesem Modell das Arbeiten von überall möglich ist, wird kein vollwertiger Arbeitsplatz eingerichtet. In vielen Fällen stellt das Unternehmen einen Laptop zur Verfügung, damit eine produktive Arbeit möglich ist. Es kann jedoch auch über ein privates Gerät gearbeitet werden.

Vorteile und Nachteile des mobilen Arbeitens

Mobiles Arbeiten bringt viele Vorteile sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeitenden mit sich – die Arbeitnehmer*innen sind oft zufriedener, die Arbeitsmotivation ist höher und das Ansehen des Unternehmens steigt. Bedenken Sie jedoch, dass ein neues Arbeitsmodell, in dem die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verwischen können, auch neue Herausforderungen mit sich bringen. Die folgende Übersicht gibt Ihnen einen Überblick über die Vor- und Nachteile von mobilem Arbeiten:

Mobiles Arbeiten in Ihrem Betrieb integrieren

Mit mobilem Arbeiten als freiwillige Zusatzleistung verbessern Sie nicht nur Ihr Employer Branding – Ihr Unternehmen gewinnt an Attraktivität für bestehende sowie zukünftige Mitarbeitende. Für eine erfolgreiche Etablierung von mobilem Arbeiten muss jedoch eine digitale Transformation in Ihrem Unternehmen stattfinden:

• Die Infrastruktur Ihres Unternehmens muss auf digitale Workspaces ausgerichtet sein
• Sicherheitsstrategien müssen auf mobiles Arbeiten abgestimmt werden
• Mitarbeiter*innen müssen geschult im Umgang mit den digitalisierten Strukturen sein

Die richtige Infrastruktur

Um mobil arbeiten zu können, müssen entsprechende Infrastrukturen und Prozesse im Unternehmen existieren. Eine gut aufgebaute Infrastruktur ermöglicht und unterstützt

• eine gute Informationsweitergabe
• die interne Kommunikation in Echtzeit
• ortsunabhängige Kollaborationen
• und den digitalen Austausch mit dem Kunden

Eine Software, die eine solche Zusammenarbeit ermöglicht, ist die moderne Technologie von Microsoft 365. Die Migration zu diesem All-in-one-System und die damit verbundene Nutzung der Cloud ermöglicht Ihnen den sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf all Ihre Daten. So arbeiten Sie reibungslos mithilfe des Task Managements und kommunizieren ganz einfach und in Echtzeit über die Chat- oder Videofunktionen von Microsoft Teams. Gleichzeitig ermöglicht Ihnen das System, Ihre Dateien digital mit Ihren Kolleg*innen oder Kunden zu teilen oder gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint-Projekten zu arbeiten. Integrieren Sie das Konzept des mobilen Arbeitens so reibungslos in Ihren Arbeitsalltag.

Wenn Sie Interesse daran haben, zu Microsoft 365 zu migrieren, lassen Sie sich gerne von uns beraten!

Der Umstieg auf eine digitale Cloud ermöglicht es Ihnen außerdem, Desk Sharing in Ihrem Betrieb einzuführen. Mitarbeitende haben keinen festen Arbeitsplatz im Büro, sondern teilen sich voll eingerichtete Plätze. Statten Sie diese mit einem Bildschirm, Maus und Tastatur aus und Mitarbeitende können sich ganz einfach mit ihrem Laptop verbinden.

Stellen Sie einen Büroplan zur Verfügung, wo Ihre Mitarbeiter*innen sich Ihre Arbeitsplätze buchen können. So wird verhindert, dass ein Platz mehrfach belegt wird. Durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens gehen viele dazu über, nur noch zwei bis drei Tage im Büro zu verbringen: Da nicht für jede*n ein Arbeitsplatz eingerichtet werden muss, spart das Unternehmen so Bürofläche, Strom oder auch Kaffee und damit Betriebskosten.

Um wirklich alle Vorteile des mobilen Arbeitens und der verwendeten Software nutzen zu können, sollten alle Mitarbeitenden über ein mobil nutzbares Gerät verfügen.

Die Kosten für dieses Equipment müssen nicht verpflichtend vom Unternehmen übernommen werden.

Safety first – mit den richtigen Sicherheitsstrategien

Auch beim mobilen Arbeiten sind die Themen Datenschutz und Cybersecurity von äußerster Wichtigkeit. Diese zu gewährleisten ist jedoch mit neuen Herausforderungen verbunden. Das liegt vor allem daran, dass die verwendeten Systeme sich nicht länger in der geschützten Unternehmensinfrastruktur befinden. Umso wichtiger ist es, der erhöhten Gefahr von Cyber-Angriffen entgegenzuwirken und die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens zu schützen.

Sicherheitskonzepte wie Zero Trust minimieren das Risiko für Ihre Netzwerke, indem alle Anwendungen sich authentifizieren müssen und jeglicher Datenverkehr verschlüsselt stattfindet. Anders als herkömmliche Sicherheitskonzepte, gelten diese Vorsichtsmaßnahmen nicht nur für Geräte, Dienste oder Anwender*innen außerhalb des eigenen Netzwerks – vielmehr wird beim Zero-Trust-Konzept jeder*m misstraut, egal, ob innerhalb oder außerhalb des eigenen Netzwerks. So sind Ihre Daten auch ohne den klassischen Desktop-Arbeitsplatz sicher.

Automatische Sicherheitsüberprüfungen mobiler Anwendungen tragen ebenfalls zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten bei. Eine angepasste Sicherheitsstrategie und deren Implementierung sorgt somit dafür, dass jede*r Mitarbeitende ohne Sorgen oder Stress die vollen Möglichkeiten des mobilen Arbeitens ausnutzen kann.

Schulungen für einen reibungslosen Übergang

Die Flexibilität, die mobiles Arbeiten mit sich bringt, führt neben dem verbesserten Image des Unternehmens in vielen Fällen auch zu einer Steigerung der Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden. Die erhöhte Zeitsouveränität erleichtert es, Arbeit und Privatleben zu vereinbaren – die Motivation und die Bindung zum Unternehmen steigen dadurch.

Damit mobiles Arbeiten effizient in den Arbeitsalltag eingebunden werden kann, ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden mit der neuen Unternehmensstrategie und damit einhergehenden Veränderungen vertraut sind. Bei der Einführung digitaler Prozesse ist es sinnvoll, im Sinne des Change Managements vorzugehen: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen bei den Veränderungen im Unternehmen von Anfang an mit ein. Dadurch erleichtern Sie nicht nur die Umstellungen, sondern verbessern außerdem Ihre Chancen auf Projekterfolge.

Auch nach abgeschlossener Umstellung sollten Sie Ihren Mitarbeitenden Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, damit sie sich möglichst reibungslos in die neuen Prozesse einarbeiten können. So garantieren Sie einen einfachen Übergang in die Arbeitsweisen des mobilen Arbeitens.

Mobiles Arbeiten aus rechtlicher Sicht

Bisher gibt es keine klaren gesetzlichen Regelungen bezüglich des mobilen Arbeitens: Klar ist aber, dass das Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz natürlich weiterhin gelten. Das bedeutet, der*die Arbeitgeber*in trägt die Verantwortung dafür, dass kein*e Mitarbeitende*r während der Arbeitszeit psychischen oder physischen Gefahren ausgesetzt ist.

Zusätzlich ist darauf zu achten, dass werktags nicht mehr als durchschnittlich 8 Stunden gearbeitet wird und Ruhezeiten eingehalten werden – Ein schwieriges Unterfangen, wenn der Arbeitsort täglich unterschiedlich sein kann und Arbeitnehmer*innen sich ihren Arbeitstag selbstständig einteilen.

Tipp

Obwohl die Arbeitsstättenverordnung nicht für das mobile Arbeiten gilt, können Sie sie nutzen, um sich an Regelungen zu orientieren.

Eine mögliche Lösung:

• Definieren Sie klare Rechte und Pflichten in Ihren Betriebsvereinbarungen
• Checklisten bezüglich der Eignung eines Arbeitsplatzes können eventuelle Unklarheiten aus dem Weg räumen
• Bezüglich der Arbeitszeiten sollten klare Absprachen herrschen. Zusätzlich können festgelegte Kernarbeitszeiten für mehr Struktur sorgen
• Durch mobile Zeiterfassungsmethoden halten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden nachvollziehbar

Der Versuch, den Anspruch auf mobiles Arbeiten rechtlich festzuhalten, ist bislang gescheitert. Es gibt weiterhin kein Gesetz, dass Arbeitnehmer*innen das Recht auf mobiles Arbeiten einräumt. Die Entscheidung, von wo aus gearbeitet werden darf, liegt einzig bei den Arbeitgeber*innen. Hingegen sehr wohl geregelt ist,

• dass man nicht dazu verpflichtet werden kann, aus seinen privaten Wohnräumen zu arbeiten
• dass aus der Nichtinanspruchnahme von mobiler Arbeit keine Nachteile entstehen dürfen

Tipp

Auch hier gilt es in Absprache mit den Mitarbeitenden entsprechende Regelungen zu finden und Vereinbarungen zu treffen. Halten Sie diese anschließend nachvollziehbar in den Betriebsvereinbarungen fest.

Der Weg zum mobilen Arbeiten

Mit der Einführung mobiler Arbeit in Ihr Unternehmen können Sie die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter*innen und das ganzheitliche Bild Ihres Unternehmens maßgeblich steigern. Bleiben Sie wettbewerbsfähig und erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrer IT Infrastrukturen und Sicherheitsstrategien, die das mobile Arbeiten ermöglichen. Die Fachexpert*innen von ORBIT unterstützen Sie gerne bei der Erstellung einer auf Ihre Bedürfnisse angepassten Strategie und der Migration in neue Systeme.

Wir sorgen für eine reibungslose Integration Ihrer bestehenden Systeme – so nehmen Sie bestehendes Wissen sowie bereits geleistete Investitionen in Technologie und Lizenzen ganz einfach mit.