Moderne CRM-Lösung für C. Gerhardt Analytical Systems
Unterwegs zur funktionalen CRM-Lösung: optimale Nutzung knapper Ressourcen durch ein strukturiertes Beratungs- und Projektmanagement-Konzept.
Der Kunde
Seit 1846 produziert die Firma C. Gerhardt GmbH & Co. KG Analysesysteme und Basisprodukte für die Laborarbeit. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf die hohe Qualität seiner Produkte und auf einen exzellenten Kundenservice.
Von der Erstberatung und der Installation bis zum Testbetrieb im Kundenlabor – in allen Phasen des Verkaufs-, Produktions- und Lieferprozesses engagiert sich die Firma für den effizienten Einsatz und die analytische Genauigkeit der Systeme in den Laboren der Kunden. Darüber hinaus erarbeitet das Service-Team Wartungs- und Instandhaltungskonzepte und steht den Kunden bei technischen Herausforderungen mit seiner Expertise zur Seite.
C. Gerhardt GmbH & Co. KG ist mit 3 Tochterfirmen, 8 Regionalbüros und zahlreichen internationalen Partnern weltweit aktiv. Am Hauptsitz in Königswinter am Rhein managen rund 100 Mitarbeiter*innen die Geschäftsprozesse rund um die Entwicklung, den Verkauf, den Versand und die fachgerechte Einrichtung der analytischen Systeme.
Das Projekt
Das Unternehmen plante zunächst eine Erweiterung seines bestehenden CRM-Systems – einer On-Premises-Lösung, die in die Jahre gekommen war und für die kein technischer Support mehr bereitgestellt wird.
Das System wurde ursprünglich nicht zur „reinen“ Vertriebsunterstützung eingeführt, sondern stand als allgemein zugängliche Plattform für die Unternehmenskommunikation zur Verfügung.
Kurswechsel: Neubau statt Anbau
Nach einer ausführlichen Beratung fasste die Firma den Entschluss, die geplante Erweiterung vorläufig zu verschieben und stattdessen in eine grundlegende CRM-Modernisierung zu investieren: weg von der alten On-Prem- hin zu einer aktuellen Cloud-Lösung; weg von vielen speziellen Erweiterungen, hin zu einem standardisierten CRM-System, das auf Microsoft Dynamics 365 Sales basiert. In enger Zusammenarbeit mit den End Usern wurde die Gestaltung der neuen CRM-Lösung konzipiert, wobei der Fokus auf dem Vertrieb in Deutschland lag.
Überschaubare Ressourcen, hohe Transparenz, überzeugendes Ergebnis
Eine Herausforderung bei diesem Neuaufbau des CRM-Systems war das recht knapp bemessene Budget, das mithilfe des bewährten Beratungskonzepts und des Projektmanagements von ORBIT effizient genutzt werden konnte.
In Workshops wurde zunächst der gesamte Vertriebsprozess durchgespielt und kritisch durchleuchtet: Wie genau verläuft dieser Prozess – von der 1. Anfrage und Beratung des Kunden über die individuelle Anfertigung und die Installation bis hin zur Einweisung der Mitarbeiter*innen im Kundenlabor? Wer ist in welcher Weise am Vertriebsprozess beteiligt? Welche Wünsche und Anforderungen gibt es im Hinblick auf die digitale Vertriebsunterstützung?
Mit dem Ziel, zunächst den Kernprozess optimal abzubilden, wurden die Anforderungen sodann aufgelistet, mit einer Aufwandsschätzung versehen und durch den Kunden priorisiert. Damit stand der Leitfaden für die Entwicklungsphase fest, die – wie der gesamte Projektverlauf – gekennzeichnet war von offener Kommunikation, gezieltem Ressourceneinsatz und hoher Transparenz.
Das Ergebnis: Ab jetzt verfügt der Vertrieb von C. Gerhardt über ein „schlankes“, hoch funktionales CRM-System, das den Sales-Prozess perfekt unterstützt und das sich flexibel erweitern lässt – sei es durch die Integration von KI, sei es durch ein Vertriebsportal oder ein automatisiertes Reporting.
Auf einen Blick:
Moderne CRM-Lösung für C. Gerhardt Analytical Systems
Herausforderung
Optimale Nutzung knapper Ressourcen durch ein strukturiertes Konzept für die Beratung, das Projektmanagement und die System-Konfiguration
Lösung
- Implementierung von Microsoft Dynamics 365 for Sales mit den Schwerpunkten: Firmen, Kontakte, Produkte, Leads, Verkaufschancen
- Einführung des Aktivitätsmanagements ins CRM mit Integration von Outlook: Termine, E-Mails, Aufgaben, Besuchsberichte
- Prüfung bestehender Prozesse und Funktionen sowie Absicherung der Migration relevanter Daten
- Anbindung von SharePoint Online zur einfachen und kostengünstigen Dateiablage
- Einrichtung einer ERP-Schnittstelle für unidirektionale Datenabgleiche von CRM- und ERP-System
Nutzen
- Erleichterte Vertriebsarbeit: reibungsloser Prozess, Klarheit über die nächsten Arbeitsschritte
- Hohe Usability durch Überprüfung, Anpassung und Überführung bestehenden Abläufe in die neue CRM-Umgebung
- Klarheit: Übersicht über die Sales Pipeline, Einblicke in die Marktsituation
- Zuverlässigkeit für Planungen und Prognosen, klare Erkenntnis von Optimierungspotenzial
- Zukunftssicherheit: wartungsarme Cloud-Applikation mit viel Potential für zukünftige Erweiterungen
Noch mehr Erfolgsgeschichten
Automatisierter Workflow für ein Pharmaunternehmen
Per Microsoft Dynamics 365 CRM automatisiert: die Prozesse von Vertrieb, Reporting, Kunden- & Vertragsmanagement
Optimierung der Vertriebs- & Marketing-Prozesse für IT-Dienstleister
Aufbau einer Wissensdatenbank zur besseren Analyse und Steuerung von Vertriebsaktivitäten
