Verhaltenskodex für Lieferanten

Einführung

ORBIT Gesellschaft für Applikations- und Informationssysteme mbH (im Weiteren „ORBIT“ genannt) handelt als Tochterunternehmen der Deutschen Telekom AG in Übereinstimmung mit dem „Code of Conduct“ und dem Statement „Menschenrechtskodex & Soziale Grundsätze“ und ihren Leitlinien für Künstliche Intelligenz (KI-Leitlinien).

Auf der Grundlage dieser Leitwerte, die sich auf die Geschäftsethik sowie gesellschaftliche und ökologische Verpflichtungen beziehen, fordert ORBIT vom Lieferanten die Einhaltung der im Nachstehenden aufgeführten Grundsätze, welche dem zwischen ihnen geschlossenen Vertrag (Auftrag, Bestellung o.ä.) beigefügt werden. Der Lieferant setzt diese Grundsätze über seine ganze Lieferkette hinweg um. Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten soll nicht die Gesetze und Vorschriften in den Ländern ersetzen, in denen Lieferanten von ORBIT tätig sind. Vielmehr dient er der Förderung und Einhaltung dieser Gesetze und Vorschriften sowie der Gewährleistung, dass sie gewissenhaft und wirksam eingehalten werden.

Grundsätze

1. Umgang mit nationalem und internationalem Recht

Neben der Einhaltung der in den nachstehenden Abschnitten 2-6 enthaltenen Bestimmungen beachtet der Lieferant stets alle geltenden Gesetze, behördlichen Vorschriften sowie die zwischen dem Lieferanten und ORBIT (den „Parteien“) vereinbarten vertraglichen Pflichten. Dies gilt auch für die Antikorruptionsgesetze in den USA (US Foreign Corrupt Practices Act) und im Vereinigten Königreich (UK Bribery Act), sofern anwendbar. Ferner hält sich der Lieferant an alle internationalen Wirtschaftssanktionen (einschließlich Embargos), darunter alle Sanktionen, die ggf. aufgrund einer gemäß Kapitel VII der UN-Charta vom UN-Sicherheitsrat verabschiedeten Resolution gelten, sowie alle von der Europäischen Union auferlegten Sanktionen. Die Parteien vereinbaren, dass die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes eine wesentliche Vertragspflicht des Vertrags darstellt. Der Lieferant verpflichtet seine eigenen Lieferanten, seine Auftragnehmer und Unterauftragnehmer (im Folgenden „Unterauftragnehmer“ genannt) zur Einhaltung der Grundsätze dieses Verhaltenskodex für Lieferanten, sofern sie bei der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen Anwendung finden.

2. Zugrundeliegende Grundsätze

Der Lieferant hält die international proklamierten Menschenrechte ein und vermeidet eine Mitwirkung an jeglicher Art von Menschenrechtsverletzungen. Der Lieferant respektiert die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Rechte jedes einzelnen Menschen. Sklaverei in jeglicher Form ist verboten. Ferner hält der Lieferant alle von der Internationalen Arbeitsorganisation (International Labour Organization, ILO) verfassten Standards und Übereinkommen ein.

3. Menschenrechte und faire Arbeitspraktiken

ORBIT erwartet vom Lieferanten, dass

er alle Arbeitnehmergesetze des jeweiligen Landes einhält,
er die Grundsätze von ORBIT zur Achtung der in Abschnitt 2 aufgeführten Menschenrechte teilt und in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, den Prinzipien des UN-Global Compact und den ILO-Kernarbeitsnormen Chancengleichheit am Arbeitsplatz schafft,
er wirksame Maßnahmen zur Beseitigung von Menschenrechtsverletzungen jeglicher Art und Verstößen gegen faire Arbeitsbedingungen ergreift, einschließlich der Offenlegung solcher und potenzieller Verstöße
er bei der Untersuchung von mutmaßlichen oder tatsächlichen Verstößen gegen diese Prinzipien, Normen und Übereinkommen umfassend kooperiert

3.1 Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen

Der Lieferant muss die Rechte seiner Beschäftigten auf Vereinigungsfreiheit, Kollektivverhandlungen und friedliche Versammlung respektieren, einschließlich des Rechts, solchen Aktivitäten fernzubleiben, und hält dabei jeweils geltende nationale Gesetze und Verantwortlichkeiten sowie internationale Standards wie die Normen der Internationalen Arbeitsorganisation ein, je nachdem, welche Regelung strenger ist. Beschäftigte dürfen nicht eingeschüchtert, belästigt oder Repressalien ausgesetzt werden, wenn sie eines dieser Rechte in Anspruch nehmen. Werden diese Rechte durch nationale Gesetze oder Umstände eingeschränkt, sucht der Lieferant auf andere Weise den Dialog mit seinen Beschäftigten, um Fragen zu Beschäftigungsverhältnis und Probleme am Arbeitsplatz zu klären.

3.2 Kinderarbeit

Kinderarbeit darf in keiner Weise eingesetzt oder unterstützt werden und ist unter allen Umständen verboten. ORBIT geht keine Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten ein, die gegen diese Pflichten zur Verhinderung von Kinderarbeit direkt oder indirekt verstoßen. Der Lieferant ist dazu verpflichtet, insbesondere die beiden grundlegenden ILO-Übereinkommen über Kinderarbeit, Übereinkommen Nr. 138 über das Mindestalter und Übereinkommen Nr. 182 über die schlimmsten Formen der Kinderarbeit, einzuhalten. Der Lieferant darf niemanden beschäftigen, der jünger als 15 Jahre ist, noch schulpflichtig ist oder das gesetzliche Mindestalter für ein Beschäftigungsverhältnis nicht erreicht hat, wobei die Regelung mit der strengsten Altersgrenze Vorrang hat. Der Lieferant ist zur Einrichtung eines Maßnahmenplans verpflichtet, der bei Aufdeckung eines Falls von Kinderarbeit sicherstellt, dass der Lieferant Abhilfe schaffen muss und internationalen Standards oder Anforderungen nationaler Gesetze unverzüglich Folge leistet. ORBIT unterstützt alle Formen der gesetzlich zulässigen Beschäftigung Jugendlicher, einschließlich der Entwicklung zulässiger Programme zur Ausbildung am Arbeitsplatz zugunsten der Bildung junger Menschen. Der Lieferant muss Beschäftigten unter 18 Jahren Tätigkeiten untersagen, die ihre Gesundheit oder Sicherheit gefährden, z. B. Nachtarbeit, Überstunden, schweres Heben und die Arbeit mit giftigen oder gefährlichen Stoffen.

3.3 Diversity und Gleichbehandlung

Der Lieferant untersagt und bekämpft direkte oder indirekte Diskriminierung wegen ethnischer Herkunft, der Hautfarbe, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, Sprache, Religion oder Glaubens, politischer oder anderer Anschauungen, nationaler oder sozialer Herkunft, der Vermögenslage, der Geburt, des Alters, Gesundheitszustands, einer Behinderung oder anderer Gründe und fördert Vielfalt, Chancengleichheit und Gleichbehandlung in Beschäftigung und Beruf. Darunter fällt auch die Zahlung ungleicher Entgelte für gleichwertige Arbeit. Der Lieferant behandelt alle Mitarbeiter respektvoll und wendet weder körperliche Züchtigung, psychischen oder physischen Zwang noch irgendeine Form von Missbrauch, Belästigung oder Androhung solcher Maßnahmen an.

3.4 Vergütung und Verbot der Zwangsarbeit

Der Lieferant bietet allen Angestellten und Arbeitern eine angemessene Vergütung, einschließlich solchen Beschäftigten, die dauerhaft oder vorübergehend beschäftigt werden, eine Behinderung haben oder Leiharbeiter, Zuwanderer, Auszubildende oder freie Mitarbeiter sind. Die Vergütung muss das laut nationaler Gesetze geltende Minimum erfüllen und dem branchenüblichen Niveau entsprechen. Gibt es keine entsprechenden gesetzlichen Standards in dem jeweiligen Land, so ist das Entgelt so zu bemessen, dass es die Grundbedürfnisse gemäß ILO-Übereinkommen Nr. 131 über die Festsetzung von Mindestlöhnen deckt. Den Arbeitskräften wird verständlich und zeitnah mitgeteilt, auf welcher Grundlage sie vergütet werden. Der Lieferant wendet keine Lohn- oder Gehaltskürzungen als Disziplinarmaßnahme an.

Der Lieferant beschäftigt niemanden, der zur Arbeit gezwungen wird. Dazu zählt jede Tätigkeit, die einer Person unter der Androhung von Strafe abverlangt wird oder für die sie sich nicht freiwillig zur Verfügung gestellt hat, z. B. infolge von Schuldknechtschaft oder Menschenhandel.

Der Lieferant verzichtet auf Sklaverei in jeglicher Form, der Sklaverei ähnliche Praktiken, Leibeigenschaft oder andere Formen der Herrschaft oder Unterdrückung am Arbeitsplatz, wie die extreme wirtschaftliche oder sexuelle Ausbeutung und Erniedrigung.

Der Lieferant darf zum Schutz seines Geschäfts keine privaten oder staatlichen Sicherheitskräfte einsetzen, wenn aufgrund mangelnder Einweisung oder Kontrolle durch den Lieferanten die Gefahr besteht, dass der Einsatz der Sicherheitskräfte gegen das Verbot der Folter und der grausamen, unmenschlichen oder erniedrigenden Behandlung verstößt oder eine Gefahr für Leib und Leben oder für die Vereinigungs- und Gewerkschaftsfreiheit darstellt.

3.5 Arbeitszeiten

Dem Lieferanten ist es untersagt, von Beschäftigten längere Arbeitszeiten zu verlangen, als es die gemäß den internationalen Standards, einschließlich der Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation über übliche Arbeitszeiten (Übereinkommen Nr. 1, 14 und 106), nationaler Gesetze oder frei verhandelter und rechtmäßiger Kollektivverträge, höchstens zulässige Stundenzahl erlaubt, wobei die strengere Regelung Vorrang hat. Der Lieferant muss sicherstellen, dass Überstunden freiwillig geleistet und unter Einhaltung nationaler Gesetze und Vorschriften vergütet werden. Eine Arbeitswoche darf einschließlich Überstunden nicht mehr als 60 Arbeitsstunden umfassen, mit Ausnahme von Notfällen oder außergewöhnlichen Situationen. In einer Sieben-Tage-Arbeitswoche müssen Beschäftigte mindestens einen freien Tag haben dürfen. Der Lieferant muss unter Einhaltung nationaler Gesetze und Vorschriften Aufzeichnungen über die Arbeitsstunden seiner Beschäftigten und ihre Vergütung führen und diese Aufzeichnungen ORBIT auf Verlangen zur Verfügung stellen.

3.6 Arbeitsschutz

Der Lieferant ist zur Entwicklung und Umsetzung von Managementpraktiken für den Arbeitsschutz in allen Bereichen seiner Tätigkeit verpflichtet. Zu den Pflichten jedes Lieferanten gehören:

Die Einhaltung und Umsetzung eines Prozesses, der sicherstellt, dass seine Beschäftigten alle geltenden Gesetze und Vorschriften über den betrieblichen Arbeitsschutz einhalten, einschließlich regelmäßiger Schulungen zu betrieblichem Arbeitsschutz, Notfallmaßnahmen, berufstypischen Verletzungen und Krankheiten, Hygiene im Betrieb, körperlich anspruchsvoller Arbeit, sicherer Maschinenbedienung, sanitärer Anlagen, Ernährung und Unterbringung.
Die Bereitstellung einer sicheren Arbeitsumgebung für alle Beschäftigten, Maßnahmen zur Eindämmung arbeitsplatzbedingter Gefahrenquellen und die Umsetzung von Kontrollmechanismen zum Schutz verwundbarer Bevölkerungsgruppen.
Die Schaffung eines Arbeitsschutzmanagementsystems (z. B. gemäß ISO 45001 oder gleichwertig), dass das Arbeitsschutzmanagement mindestens als integralen Bestandteil des Geschäfts erkennen lässt, das Führung ermöglicht und die Beschäftigten zur Mitgestaltung von Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten motiviert, dass Risiken und Gefahren identifiziert und beurteilt und geeignete Kommunikationskanäle zur Information der Beschäftigten über Themen des Arbeitsschutzes bietet. Dieses Managementsystem muss Verfahren zur Erfassung und Untersuchung von Unfällen und Nachbesserungsmaßnahmen umfassen.
Die kostenlose Bereitstellung geeigneter persönlicher Schutzausrüstung und die Einweisung der Beschäftigten in deren Gebrauch.
Das Verbot des Konsums, Besitzes, Verkaufs oder der Verbreitung illegaler Drogen.

Der Ausstoß schädlicher Substanzen, mit denen am Arbeitsplatz umgegangen wird, wird so kontrolliert, dass die Grenzwerte der vor Ort geltenden Vorschriften zum Schutz der Belegschaft nicht überschritten werden oder, falls es keine solchen Vorschriften gibt, nicht die Grenzwerte überschritten werden, oberhalb derer die Gesundheit langfristig gefährdet ist. Gleichermaßen muss Ausrüstung zur Verfügung stehen, die ein schnelles Vorgehen im Falle eines Austritts gefährlicher Substanzen, eines Brandes oder eines persönlichen Kontakts damit ermöglicht.

3.7 Beschwerdeverfahren

Der Lieferant muss seinen Beschäftigten wirksame Beschwerdeverfahren zur Verfügung stellen, damit sie ihre Probleme am Arbeitsplatz, einschließlich Belästigung und Diskriminierung, der Geschäftsführung zur Suche nach einer geeigneten Lösung melden können. Den Beschäftigten muss eine sichere Umgebung für Beschwerden und Feedback gegeben werden. Der Lieferant überprüft diese Meldeverfahren regelmäßig und muss den Lösungsfortschritt vorgebrachter Anschuldigungen oder Probleme in regelmäßigen Abständen überwachen.

Die Beschwerdeverfahren müssen zugänglich und kulturell angepasst sein und, soweit sinnvoll oder möglich, ein anonymes Meldeverfahren beinhalten. Beschäftigte oder ihre Vertreter müssen Ideen und Probleme bezüglich der Arbeitsbedingungen oder des Führungsstils offen kommunizieren und mit der Geschäftsleitung austauschen können, ohne Diskriminierung, Repressalien, Einschüchterungsversuche oder Belästigung fürchten zu müssen. Der Lieferant muss die Beschäftigten regelmäßig über die Beschwerdeverfahren informieren und schulen. Jegliche Form der Vergeltung gegen Beschäftigte, die ein Problem am Arbeitsplatz melden, ist verboten. Der Lieferant übt keine Vergeltung durch persönliche Angriffe, Einschüchterungs-versuche oder andere Drohungen gegen Beschäftigte aus, die Probleme am Arbeitsplatz melden wollen, einschließlich der Verletzung von Arbeitnehmerrechten, die sich aus nationalen Gesetzen oder internationalen Standards ergeben.

Ergänzend informiert der Lieferant seine Beschäftigten über die Nutzbarkeit des öffentlich verfügbaren Hinweisgeberportal „Tell me!“ der DTAG.

4. Ökologisch verantwortliches Handeln

4.1 Umweltschutz und Compliance

ORBIT erkennt die soziale Verantwortung für den Umweltschutz an. ORBIT erwartet von den Lieferanten, dass sie die Verpflichtung von ORBIT gegen die Herausforderungen des Klimawandels teilen und einen Beitrag zum Umweltschutz anstreben. Als Teil dieser Verpflichtung müssen alle Lieferanten:

alle geltenden Gesetze und Vorschriften des Umweltschutzes einhalten, einschließlich der Gesetze und Vorschriften über gefährliche Stoffe, Luft- und Wasseremissionen und Abfälle sowie gesetzliche Anforderungen und Branchenstandards, die die Verwendung bestimmter Substanzen in der Herstellung oder im Design von Produkten verbieten oder einschränken.
der Einhaltung aller vertraglichen Bestimmungen über die Kennzeichnung von Produkten und Verpackungen, wesentlicher Inhaltsstoffe, Recycling und Entsorgung zustimmen.
alle erforderlichen umweltrechtlichen Genehmigungen, regulatorischen Zustimmungen und Registrierungen einholen und aufrechterhalten.
alle Arten von Abfällen, darunter auch Wasser- und Energieverluste, vermeiden oder beseitigen, indem in den Einrichtungen des Lieferanten geeignete Einsparmaßnahmen ergriffen werden, und zwar (1) durch den Einsatz umweltfreundlicher Wartungs- und Produktionsverfahren und (2) durch die Umsetzung von Strategien zur Reduzierung, Wiederverwendung und Wiederverwertung von Stoffen (in dieser Reihenfolge), wann immer dies möglich ist und bevor sie entsorgt werden.
Chemikalien, Abfälle oder andere Stoffe identifizieren, die freigesetzt werden könnten und möglicherweise eine Umweltgefahr darstellen, und mit solchen Chemikalien oder Stoffen so umgehen, dass die Sicherheit bei Handhabung, Transport, Lagerung, Verwendung, Wiederverwendung, Wiederverwertung und Entsorgung gewährleistet ist. Der Umgang mit ozonschädlichen Substanzen erfolgt in Übereinstimmung mit dem Montreal-Protokoll und geltenden Vorschriften.
vollständige, lückenlose, genaue und durch einen Dritten bestätigte Daten über die Treibhausgasemissionen (THG) nach Scope 1, 2 und 3 oder die zur Berechnung der THG-Emissionsdaten erforderlichen Variablen über das Carbon Disclosure Project (CDP) oder einen alternativen Weg offenlegen. Auf Verlangen von ORBIT muss der Lieferant Pläne zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen in Übereinstimmung mit den Anforderungen von ORBIT vorlegen.
die negativen Auswirkungen hinsichtlich Biodiversität, Entwaldung, Klimawandel und Wasserknappheit minimieren.
sicherstellen, dass die in der Herstellung von Produkten verwendeten Stoffe konfliktfrei sind und keinen Einfluss nehmen auf Konflikt- und Hochrisikogebiete im Sinne des OECD-Leitfadens für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Minerale, indem:

1. er seine Sorgfaltspflicht in der Beschaffungs- und Produktkette von Konfliktmineralien im Sinne des OECD-Leitfadens in seiner Lieferkette erfüllt und an einem etablierten Lieferketten-Kommunikationsprozess wie dem „Conflict-Free Smelter Program“ der Responsible Minerals Initiative teilnimmt oder einen national oder international anerkannten Lieferketten-Sorgfaltsstandard anwendet, z. B. den OECD-Leitfaden.
2. er ORBIT auf schriftliche Aufforderung alle Dokumente und Nachweise vorlegt, die die Maßnahmen des Lieferanten zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht beweisen.

4.2 Natürliche Ressourcen und Abfallmanagement

Bei der Beschaffung oder Herstellung von Waren begrenzt der Lieferant den Material- und Ressourceneinsatz, um deren Umweltauswirkungen auf ein Mindestmaß zu beschränken.

Die Nutzung seltener Ressourcen ist zu begrenzen bzw. weitestgehend zu vermeiden. Die durch die gesamte Geschäftstätigkeit des Lieferanten erzeugten Abfälle sind zu identifizieren, zu kontrollieren und zu verwalten. Der Lieferant bemüht sich um eine Verringerung der Abfallmenge. Bei der Abfallentsorgung sind die geltenden Umweltschutzgesetze zu beachten.

4.3 Einsatz von Quecksilber

Der Lieferant verzichtet auf die Herstellung quecksilberhaltiger Produkte gemäß Artikel 4 Absatz 1 und Anhang A Teil I des Minamata-Übereinkommens. Der Lieferant verzichtet in seinem Herstellungsprozess, gemäß Art. 5 Abs. 2 und Anhang B Teil I des Minamata-Übereinkommens, nach dem vom Übereinkommen für die jeweiligen Produkte bzw. Prozesse vorgegebenen Ausstiegsdatum auf die Verwendung von Quecksilber und allen Quecksilberverbindungen. Der Lieferant verzichtet auf eine Handhabung von Quecksilberabfällen, die gegen die Bestimmungen von Art. 11 Abs. 3 des Minamata-Übereinkommens verstößt.

4.4 Handhabung persistenter organischer Schadstoffe

Der Lieferant verzichtet auf die Herstellung und Verwendung der in Art. 3 Abs. 1 Buchst. a) und Anhang A des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe (POP-Übereinkommen) aufgeführten Chemikalien, soweit geltendes nationales Recht dies in Übereinstimmung mit dem Stockholmer Übereinkommen regelt. Er verzichtet auch darauf, dass Abfälle in nicht umweltgerechter Weise entgegen der in Übereinstimmung mit Art. 6 Abs. 1 d) (i) und (ii) des POP-Übereinkommens geltenden gesetzlichen Vorschriften gehandhabt, gesammelt, befördert und gelagert werden.

5. Untersagte Geschäftspraktiken

5.1 Korruption

Der Lieferant unterlässt jede Art der Korruption sowie Handlungen, die als solche ausgelegt werden könnten.

Der Lieferant darf Amtsträgern bzw. privatwirtschaftlichen Entscheidern im In- und Ausland keine illegalen Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um eine Bevorzugung oder eine günstige Entscheidung im öffentlichen oder privaten Sektor zu erwirken. Dies ist auch beim Umgang mit Spenden, Geschenken oder Einladungen zu Geschäftsessen und Veranstaltungen zu berücksichtigen.

Der Lieferant darf nicht zulassen, dass ihm Vorteile versprochen oder angeboten werden, und darf keine Vorteile in Anspruch nehmen, falls dies bei der die Vorteile gewährenden Person den Anschein erweckt oder erwecken kann, dass sie auf diese Weise die Geschäftsentscheidungen des Lieferanten beeinflussen könnte. Entsprechend darf der Lieferant auch nicht die Gewährung von Vorteilen verlangen.

Der Lieferant vermeidet Interessenskonflikte, die Korruptionsrisiken mit sich bringen können.

Ist der Lieferant auch ein Kunde von ORBIT, darf er aus diesem Umstand keine unbilligen Vorteile ziehen und hat Einkauf und Vertrieb streng zu trennen.

Der Lieferant verpflichtet sich zu Folgendem und verlangt dies von seinem Vorstand sowie seinen Führungskräften, Mitarbeitern, Lieferanten, verbundenen Unternehmen, Unterauftragnehmern und allen entsprechenden Vertretern (im Folgenden „Dritte“ genannt):

die Vorschriften des vorliegenden Absatzes 5.1 sowie die Bestimmungen in Absatz 1 („die Vorschriften“) anhand geeigneter Mittel zur wirksamen Implementierung und Pflege eines Compliance-Systems einzuhalten;
dass (i) alle an der Erfüllung des Vertrags beteiligten Dritten die Vorschriften einhalten und dass (ii) alle von den Dritten zur Erfüllung des Vertrags benötigten und angewandten Mittel den Vorschriften entsprechen.

5.2 Wettbewerb

Der Lieferant hält sich in jeder Geschäftsbeziehung an die Regeln des freien und fairen Wettbewerbs und verstößt insbesondere nicht gegen Wettbewerbs- und Kartellgesetze.

5.3 Sponsoring

Alle Sponsoringaktivitäten des Lieferanten müssen mit geltenden Gesetzen in Einklang stehen.

5.4 Politische Spenden

Der Lieferant tätigt Geldspenden an politische Parteien oder gewährt politischen Parteien geldwerte Vorteile ausschließlich im rechtlich zulässigen Rahmen.

5.5 Geldwäsche

Der Lieferant ergreift alle Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche in seinem Einflussbereich.

5.6 Datensicherheit, Datenschutz und KI-Leitlinien

Die Datenverarbeitungsprozesse und KI-Algorithmen, sowie die Datennutzung sind nachvollziehbar zu dokumentieren, ORBIT bei Bedarf offenzulegen und unterliegen geltenden Gesetzen und Vorschriften, insbesondere den gesetzlichen und den konkreten in diesem Vertrag vereinbarten Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen. Die Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz erfolgt nach den europäischen Grundwerten. Der Einsatz von KI-Systemen ist gegenüber den Nutzern diskriminierungsfrei und transparent zu gestalten.

Ein barrierefreier Zugang wird gewährleistet.

Der Lieferant hat für seine KI-Lösungen klar definiert, wer für welches System und welche KI-Funktion verantwortlich ist, und schafft die Voraussetzungen, seine KI-Systeme jederzeit durch den verantwortlichen Anwender anzuhalten oder abzuschalten („Not-Aus-Schalter“).

Der Lieferant hält alle geltenden Datenschutzgesetze sowie alle konkreten, in diesem Vertrag vereinbarten Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen ein.

6. Compliance-Audits und Abhilfemaßnahmen

Um die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten festgelegten Grundsätze während der Vertragslaufzeit sicherzustellen, stellt der Lieferant auf Verlangen alle für die Feststellung der Einhaltung dieser Grundsätze angeforderten Mittel zur Verfügung und informiert ORBIT unverzüglich, sobald er Kenntnis oder eine begründete Vermutung dahingehend hat, dass er selbst oder ein Unterauftragnehmer die Grundsätze nicht eingehalten hat. Diese Information umfasst auch die bereits zur Wiederherstellung der Einhaltung der Grundsätze getroffenen Korrekturmaßnahmen. Des Weiteren stellt der Lieferant unverzüglich alle Informationen zur Verfügung, die zur Einhaltung der geltenden Vorschriften erforderlich sind.

Im Falle einer Änderung der gesetzlichen bzw. regulatorischen Rahmenbedingungen sowie bei juristischen Entscheidungen, die eine Verletzung der Grundsätze durch eine der Parteien mit sich bringen würde, kann ORBIT einschlägige Änderungen vornehmen, die der Lieferant befolgen muss.

Falls im Vertrag nicht festgelegt, gilt für geschäftsethische, soziale, ökologische Audits sowie für Compliance-Audits folgendes: ORBIT bzw. der bevollmächtigte Vertreter ist berechtigt, Bewertungs- und Monitoring-Maßnahmen beim Lieferanten und dessen Unterauftragnehmern durchzuführen, um die tatsächliche Einhaltung der Grundsätze durch den Lieferanten und dessen Unterauftragnehmer effektiv zu beurteilen. Dies umfasst das Recht von ORBIT bzw. des bevollmächtigten Vertreters, Audits durchzuführen, u. a. Beurteilungen und Inspektionen vor Ort, Befragungen sowie Gespräche mit ausgewählten Beschäftigten auf dem Gelände, an Produktionsstandorten oder anderen Standorten des Lieferanten, an denen im Auftrag von ORBIT oder in Zusammenhang mit von ORBIT eingekauften Produkten und Dienstleistungen Arbeiten ausgeführt werden. Der Lieferant erkennt an, dass ORBIT das Recht hat, weitere Informationen über Belange der gesellschaftlichen Verantwortung von Unternehmen (CSR) oder Nachhaltigkeit mittels Selbstauskünften des Lieferanten (z. B. EcoVadis/Carbon Disclosure Project/Umfragen über mobile Endgeräte) anzufordern und zu erhalten, falls dies für notwendig erachtet wird. Auf Verlangen von ORBIT gibt der Lieferant Auskunft über zur Sicherstellung der Einhaltung der Grundsätze ergriffenen Maßnahmen. Im Falle von Verstößen gegen die Grundsätze ist ORBIT über jeden einzelnen Verstoß in Kenntnis zu setzen; anschließend ist ein konkreter Verbesserungsplan vorzulegen und zeitnah umzusetzen.

Falls ORBIT bestimmt, dass der Verstoß nicht in angemessener Zeit und unverzüglich beseitigt werden kann, hat ORBIT das Recht, ein Konzept zu erstellen und umzusetzen, das potenzielle Risiken minimiert und konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Meilensteine vorsieht. Zu diesem Zweck kann ORBIT insbesondere mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten und die Geschäftsbeziehung während der Maßnahmen zur Risikominimierung bei Bedarf aussetzen. ORBIT begrenzt jeglichen Zugriff auf Geschäftsgeheimnisse des Lieferanten während ihrer Beurteilungen und Inspektionen auf das Nötigste und macht von diesen Geheimnissen allenfalls Gebrauch, um die Einhaltung der in diesem Dokument festgelegten Grundsätze zu überprüfen. Ein wesentlicher Verstoß gegen die Grundsätze kann ein Recht auf Kündigung des Vertrags gemäß seinen Bestimmungen nach sich ziehen.