Warum ein Modern Intranet für Unternehmen so wichtig ist
Das moderne Intranet sorgt für Effizienz im Arbeitsalltag und für zufriedene Mitarbeiter*innen. Aber: Was genau macht ein Intranet modern?
Funktionen eines Modern Intranets
In der heutigen Arbeitswelt, die von hybriden und Remote-Umgebungen geprägt ist, wünschen sich Mitarbeiter*innen weiterhin Möglichkeiten zur Vernetzung, Zusammenarbeit und Integration.
Das moderne Intranet bietet Unternehmen die ideale Lösung für diese Herausforderung. Es dient nicht nur dazu, das Engagement der Mitarbeiter*innen zu erhöhen und sie durch positive Erfahrungen ans Unternehmen zu binden, sondern es schafft auch einen Ort, an dem sich die Mitarbeiter*innen gerne aufhalten und durch den sie sich ins Unternehmen eingebunden und schließlich wohlfühlen.
Ein gut gestaltetes Intranet kann den Unterschied zwischen einem isolierten und einem vernetzten Arbeitsumfeld ausmachen und eine Kultur der Zusammenarbeit und Gemeinschaft fördern.
Dazu sollte das Modern Intranet folgende Funktionen bieten:
- Dokumenten- und Informationsmanagement und Wissensdatenbank: Zentraler Zugriff auf wichtige Dokumente und Richtlinien. Mitteilungen können über News und Beiträge geteilt werden. Eine integrierte Wissensdatenbank erleichtert das Finden und Teilen von Informationen.
- Social Intranet: Communities und Userfeeds fördern den Austausch von Ideen und helfen, Kolleg*innen besser kennenzulernen.
- Personalisierung: Eine personalisierte Startseite und anpassbare Navigation ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, schnell auf relevante Inhalte und Anwendungen zuzugreifen.
- Suchfunktion und Filter: Effiziente Suchfunktionen und Filteroptionen sind entscheidend, um Informationen schnell zu finden.
- Mobilität: Der Zugriff auf das Intranet sollte von überall mit verschiedenen (mobilen) Geräten möglich sein, um Flexibilität zu gewährleisten.
- Prozessautomatisierung: Apps und Workflows zur Automatisierung von Prozessen wie Urlaubsanträgen oder Genehmigungen steigern die Effizienz erheblich.
- Zukunftsorientierung: Ein modernes Intranet bietet die Grundlage, um neue Technologien wie Künstliche Intelligenz effizient zu unterstützen.
Welche Mehrwerte und Vorteile stellen sich für Ihre Mitarbeitenden sowie die unterschiedlichen Stakeholder in Ihrem Unternehmen dar?
Ein modernes Intranet kann eine Vielzahl von Stakeholdern in einem Unternehmen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen, diese sogar durch u. a. oben genannte Funktionen erleichtern und so zu Effizienz im Arbeitsalltag und schließlich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beitragen. Unsere Übersicht zeigt, wer in der Firma wie von einem modernen Intranet profitieren kann:
Mitarbeitende
- Kommunikation: Mitarbeiter*innen können einfach und schnell über Kommentare und Likes auf neue Beiträge reagieren.
- Zugriff auf Informationen: Alle wichtigen Informationen und Ressourcen sind an einem Ort zugänglich. Das erleichtert die Suche und steigert die Produktivität. Zusätzlich lassen sich Inhalte personalisieren, Mitarbeitende erhalten personalisierte Inhalte basierend auf ihren Rollen und Interessen, wodurch sich Relevanz und Engagement erhöhen.
- Transparenz: Regelmäßige Updates und Ankündigungen informieren die Mitarbeiter*innen besser über Unternehmensziele, -strategien und -erfolge. So stärken Sie Vertrauen und Motivation.
- Integration: Soziale Funktionen wie Mitarbeiterprofile sowie Geburtstags- und Jubiläumsankündigungen fördern das Gemeinschaftsgefühl und die soziale Interaktion im Unternehmen.
HR-Abteilung
- Onboarding: Ein Modern Intranet gestaltet die Prozesse für neue Mitarbeiter*innen effizienter. Interaktive Schulungsmodule, personalisierte Onboarding-Pläne und Mentorenprogramme erleichtern deutlich das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
- Schulungen: Ein Intranet dient als Plattform für Schulungsmaterialien und E-Learning-Kurse und unterstützt so die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden.
- Mitarbeitendenengagement: Funktionen wie Communities, Blogs und Umfragen fördern den Ideenaustausch und das Feedback und sorgen schließlich für eine stärkere Einbindung der Mitarbeitenden.
IT-Abteilung
- Sicherheit: Verbesserte Sicherheitsfunktionen und Datenmanagement senken das Risiko gegenüber Datenschutzverletzungen und sorgen für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
- Wartung: Es fallen keine Wartungsaufwände durch Server- oder Infrastruktur-Updates an.
- Support: Eine Wissensdatenbank im Intranet liefert Kolleg*innen Antworten auf häufige Fragen und befähigt zur einfachen, flexiblen Selbsthilfe bei leicht zu lösenden Problemen.
Marketing
- Kampagnenmanagement: Marketingmitarbeitende können Kampagnen-Updates veröffentlichen und in Zahlen visualisieren.
- Unternehmenskommunikation: Die interne Unternehmenskommunikation profitiert von vielfältigen Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und Abstimmung, wie z. B. Umfrage- und Feedbackfunktionen, Event-Planung etc.
- Berichterstattung: Die Intranet- und Seiten-Nutzung kann einfach und anonymisiert ausgewertet werden, sodass Inhalte und Aktivitäten noch stärker an die User angepasst werden können und für eine bessere User Experience sorgen.
Management
- Transparenz: Manager*innen erhalten Einblick in laufende Projekte und Abteilungsaktivitäten.
- Feedback: Über direkte Kanäle für Mitarbeiterfeedback und -vorschläge können Manager*innen ihre Mitarbeitenden einbeziehen und von deren Input profitieren.
Warum sollten Sie Ihr Intranet in Microsoft 365 abbilden?
Wenn Sie bereits Services von Microsoft 365 zur Zusammenarbeit und Kommunikation – Teams, OneDrive oder Exchange – in Ihrem Unternehmen nutzen, erfüllen Sie die besten Voraussetzungen, Ihre Modern-Workplace-Strategie um ein vollintegriertes, modernes Intranet für eine verbesserte Employee Experience zu erweitern. Es lässt sich nahtlos in die bestehende Microsoft-IT-Umgebung integrieren.
Viele mittelständische Unternehmen nutzen SharePoint Online, um ihre internen Informationen zu verteilen. Die einfache und schnelle Bereitstellung der Informationen direkt durch die Fachabteilungen steht dabei im Fokus. Klassische Intranets genügen diesen Anforderungen häufig nicht.
Ein Intranet auf Basis von Microsoft 365 liefert Ihnen viele Vorteile:
- Cloudbasiert: sofort einsatzbereit, reduzierter Wartungsaufwand
- Kostentransparent: realisiert mit Microsoft-Standardmitteln, keine zusätzlichen Lizenzgebühren
- Sicher: gesicherter Zugriff auf sensible Daten, auch mit mobilen Endgeräten
- Anpassbar: hinsichtlich Corporate Design und individueller Prozesse
- Erweiterbar: SharePoint Online kann flexibel angepasst werden
- Konform: Einhaltung von Compliance-Richtlinien durch erweiterte Sicherheitsfunktionen
Welche (technischen) Komponenten braucht ein Modern Intranet?
Damit Ihr Intranet die oben genannten Funktionen erfüllen und Ihre Mitarbeitenden optimal unterstützen kann, stellen wir Ihnen die von uns favorisierten Tools vor, auf die wir bei unseren Kunden zurückgreifen:
- SharePoint Online: Zentrale Stelle für Unternehmensinformationen und -neuigkeiten, erreichbar zu jeder Zeit und von überall
- Ermöglicht es, einfach Informationswebsites für das Intranet zu erstellen
- Plattform, um Dokumente zur Verfügung zu stellen
- Moderne Gestaltungsmöglichkeiten gemäß Corporate Branding
- Power Apps: Erstellen von unternehmenseigenen Applikationen, angepasst an die Bedürfnisse und das Corporate Design des Unternehmens
- Power Automate: Erstellen von auf das Unternehmen zugeschnittene Workflows; Power Automate Workflows als Ergänzung zu eigens erstellten Power Apps
- Viva Suite:
- Viva Connections als Schnittstelle des Intranets direkt in Microsoft Teams
- Viva Engage zur Mitarbeitendenbindung und Förderung von Kommunikation
Was sind die nächsten Schritte auf dem Weg zum modernen Intranet?
Wenn Sie jetzt erkannt haben: „Tolle Sache, wir brauchen auch ein Modern Intranet“ und Sie setzen bereits Microsoft-365-Dienste ein, ist die Frage: Worauf warten Sie noch? Daher haben wir ein paar Anregungen zusammengefasst, wie Sie das Thema angehen können. Sehen Sie diese als Inspiration für Ihre nächsten Schritte.
Leitfaden für ein modernes Intranet – so würden wir gemeinsam mit Ihnen vorgehen
- Anforderungsanalyse
- Ziele festlegen: Was soll das Intranet erreichen? (z. B. bessere Kommunikation, Wissensaustausch, Prozessoptimierung)
- Anforderungen sammeln: Welche Funktionen und Inhalte werden benötigt? (z. B. Dokumentenmanagement, soziale Funktionen, mobile Zugänglichkeit)
- Design & Layout:
- Unternehmenswerte klar und konsistent kommunizieren: Verschiedene Darstellungsmöglichkeiten für Ihre Unternehmensidentität vereinfachen die Annahme und die Identifikation mit Ihrer Unternehmenskultur.
- Newsbereitstellung:
- Interne Kommunikation verbessern: Die zentrale Bereitstellung von Neuigkeiten vereinfacht den Aufwand zur Definition und Verteilung von Nachrichten für verschiedene Abteilungen oder Projektteams.
- Struktur & Berechtigungen:
- Geeignete Strukturen und Berechtigungen evaluieren: Passend zu Ihrem Unternehmen, damit Ihre Fachabteilungen, Projektteams und gesonderte Gruppen mit für sie relevanten Informationen versorgt werden.
- Teams-Integration:
- Medienbrüche minimieren: Viva Connections ermöglicht eine nahtlose Integration des Intranets in die Kollaborationssoftware Teams.
- Key-User-Befähigung:
- Schulungsplan erstellen: Durch Identifikation und Schulung geeigneter Key-User befähigen Sie diese, Content einfach selbst zu pflegen und Sie entlasten Ihre IT-Abteilung.
Ihr modernes Intranet sollte flexibel, benutzerfreundlich und sicher sein, um den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter*innen gerecht zu werden und die Effizienz in Ihrer Firma zu steigern.
Da die Einführung von etwas Neuem bzw. das Verändern von Gewohnheiten immer auch Unmut und Unsicherheit seitens der Betroffenen mit sich bringt, empfehlen wir Ihnen, von Anfang an ein Change-Management einzuplanen und Ihr Projekt von einer*m Change-Manager*in begleiten zu lassen. Nur so können Sie gewährleisten, dass Ihr Modern-Intranet-Projekt ein Erfolg wird und alle davon profitieren. Erfahren Sie hier 5 gute Gründe, warum ein Change-Management in IT-Projekten unabdingbar ist. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Modern-Intranet-Projekt!
ORBIT-Angebot: Live-Demo Modern Intranet
Egal ob wir Ihre Neugier stillen, wie Ihr modernes Intranet aussehen könnte oder ob wir Ihre Fragen klären hinsichtlich Einführung eines modernen Intranets in Ihrem Unternehmen – kommen Sie mit uns ins Gespräch.
Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Expert*innen:
- 1 Stunde kostenfrei zu Ihrer Verfügung
- Online-Live-Demo und Diskussion möglicher Use-Cases für Ihr Intranet
- Unsere Expert*innen beantworten Ihre Fragen
Aufzeichnung Online-Seminar: Warum ist ein Modern Intranet für Unternehmen so wichtig?
Ein modernes Intranet ist ein wichtiger Baustein, wenn es darum geht, das Arbeitserlebnis für Mitarbeitende so positiv wie möglich zu gestalten. Es ist viel mehr als eine reine Informationsplattform.
Erfahren Sie anhand von konkreten Beispielen, wie Sie mithilfe eines Modern Intranets die Employee Experience in Ihrem Unternehmen verbessern.
Unsere Experten Jenny Bauer und Sven Koch widmen sich diesen 3 zentralen Fragen:
- Was macht ein Intranet modern?
- Welche Vorteile bietet ein Modern Intranet?
- Warum ein Modern Intranet auf Basis von Microsoft 365 abbilden?